Центр технической поддержки

 Календарь предварительной записи предназначен для ведения журнала предварительной записи клиентов салона красоты.

Перейти к календарю предварительной записи можно из любого раздела системы, нажав на кнопку «Расписание», расположенную в  основном меню:

Для корректной работы календаря предварительной записи должны быть настроены графики работы салона красоты и персонала. Если этого не сделать, то придется вручную каждый день добавлять сотрудников.  О том, как настроить графики, можно прочитать в статье «Настройка графика работы».

Если графики работы не были настроены, то вид страницы календаря предварительной записи аналогичен выходному дню салона, когда не работает ни один из сотрудников:

Если необходимо, чтобы сотрудник вообще не отображался в календаре предварительной записи, достаточно снять галочку «Показывать сотрудника в расписании» в его карточке на вкладке «Общая информация» в профиле сотрудника:

Если графики работы салона и сотрудников настроены, то откроется страница журнала предварительной записи клиентов, представляющая собой сетку расписания сотрудников за один день:

В левой части заголовка страницы располагаются элементы управления, позволяющие осуществлять навигацию по дням. В правой части блоки информации по кассе, выручке, звонкам и визитам:

По умолчанию, при переходе в раздел Расписание, всегда открывается текущая дата. Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то в заголовке появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день: Быстро переключение между соседними днями доступно по клику на соответствующие клавиши: При клике курсором мыши на дату, на которую в данный момент отображается календарь предварительной записи, появится всплывающее окно с месячным мини-календарем, позволяющим осуществлять быструю навигацию по дням и месяцам.  Чтобы выбрать интересующую дату, достаточно кликнуть курсором мышки на любой день в календаре:

Последний элемент управления в заголовке журнала, позволяющий осуществлять навигацию по дате, представляет собой иконку:При клике на нее, месячный мини-календарь будет постоянно отображаться в левой части расписания, информационные блоки по кассам, визитам и звонкам теперь располагаются под ним:

Для возврата в прежний вид, необходимо нажать на эту же иконку в правой верхней части мини-календаря:

В заголовке мини-календаря всегда указана дата, на которую в данный момент отображает календарь предварительной записи. Эта дата выделена в мини-календаре светло- синим квадратиком:

Стрелки «Влево» и «Вправо»  позволяют перейти к прошлым/будущим месяцам:

Чтобы выбрать интересующий день, достаточно кликнуть курсором мышки на любое число активного месяца. Будние дни имеют белый цвет.  Все выходные и дни “соседних” месяцев имеют серый цвет:

Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то под  мини-календарем появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день:

В зависимости от разрешения экрана и количества сотрудников, работающих за один день, вид страницы может немного изменяется:  сужаются или расширяются столбцы сотрудников, отведенные на предварительную запись, а так же сокращается или расширяется выводимая информация о визитах клиентов. При увеличении количества сотрудников, столбцы сужаются до тех пор, пока их число не превысит 10, затем появляется горизонтальная полоса прокрутки. Например, вид страницы при 5 сотрудниках, работающих в один день, имеет следующий вид:

Имена клиентов и время визита выводится всегда. При наведении курсора мышки на запись о визите отображается более полная информация о визите, включающая ФИО клиента, его телефон, количество и стоимость услуг (в случае их наличия):

Добавлять или удалять сотрудников из календаря предварительной записи можно вручную в любой момент, в независимости от настроек графика работы салона и сотрудников.

Для удаления сотрудника из рабочего дня требуется нажать на его имя или фотографию (При ее отсутствии, выводится иконка с инициалами фамилии и имени) и в появившемся меню кликнуть мышкой опцию «Отменить рабочий день»:

Если у сотрудника нет никаких визитов, он сразу удаляется из журнала. Если у сотрудника в этот день был хоть назначен или проведен хоть один визит, при попытке удаления сотрудника появится окно предупреждения:

Добавить сотрудника в рабочий день можно нажав клавишу «плюс в кружочке» в правом верхнем углу экрана: При нажатии появится всплывающее окно, в котором отобразится список доступных сотрудников, отсортированный по должностям.  В этом списке будет присутствовать все неработающие в данный день сотрудники, у которых в профиле стоит отметка, что их можно показывать в расписании. Нужный сотрудник выбирается кликом мышки,  его график работы по умолчанию  устанавливается равным времени работы салона:

Можно указать персональный временной график  для  сотрудника. Дополнительные диапазоны добавляются нажатием клавиши «плюс», а удаляются «красным крестиком»:

В итоге сотрудник добавляется в расписание сразу же с перерывами.

Редактирование перерывов так же всегда доступно из меню, которое открывается при клике на сотрудника в заголовке расписания:

Принцип точно такой же, плюс есть возможность добавить комментарий:

Так же из меню сотрудника доступен быстрый переход в его профиль и расписание на неделю:

Пункт меню «Расписание на неделю» подробно рассмотрен во второй части статьи, которая называется «Работа с календарем предварительной записи» .

В отчете выводятся данные за текущий месяц и 2 полных календарных предыдущих. В процентах выводится отношение к аналогичному периоду предыдущего месяца.

Продажи

Продажи

Выручка и прибыль считается исходя из ваших визитов. Прибыль это выручка минус расходы за ЗП и материалы. 

Выручка по сотрудникам

В графике выводится 5 сотрудников с максимальной выручкой, другие сотрудники выводятся в сегменте Остальные. В списке под графиком выводятся все сотрудники, у которых выручка больше нуля. Выручка суммарная за весь период. 

Выручка по категориям

В графике выводится 5 категорий с максимальной выручкой, в 6 сегменте сумма по остальным категориям. В списке ниже выводятся все категории, цифры показывают суммарную выручку за 3 месяца. 

Средний чек по категориям

В графике выводятся категории с самым высоким средним чеком. Ниже выводятся все категории. Расчет среднего чека - все оплаты по категории делятся на количество оказанных из категории услуг за период отчета.

Средний чек на клиента

Расчет среднего чека на клиента - все оплаты клиента за период месяц делятся на количество его визитов за период. Полученное число суммируется по салону и делится на количество клиентов. 

Прибыль по сотрудникам

В круговой диаграмме выводится 5 сотрудников с наибольшей прибылью, другие объединяются в сектор ОСтальные. Ниже выводится список всех сотрудников салона с прибылью не равной нулю. Кружочек рядом с сотрудником показывает его цвет в диаграмме. 

Визиты

Количество визитов

Первичные визиты, это визиты которые клиенты совершили впервые. Повторные это все визиты, кроме первого. 

Загруженность салона по часам

В дашборде выводится количество часов по графику за этот месяц плюс за предыдущие два полные календарные. Фактические часы - время занятое визитами. 

Прирост клиентской базы

В круговой диаграмме выводится по месяцам процентное отношение созданных клиентов за этот месяц к общему количеству за отчетный период. Дата создания клиента - это дата появления его карточке в клиентской базе. 

Динамика клиентской базы

В графике выводятся данные по неделям Новые, Постоянные, Отказавшиеся, Потенциальные клиенты за отчетный период.

Приложение Арника имеет возможность настройки внешнего вида. Основные возможности для персонализации системы включают выбор уникальных цветов, размеры для столбцов в расписании...

Настройка размеров столбцов для страницы расписания

Для настройки параметров в главном меню нажмите на раздел “Настройки”. В появившемся меню выберите страницу “Настройка салона”. Вам откроется страница с перечнем всех настроек системы и вашего учреждения. Для настройки пролистайте список до пункта “Ширина столбца (в пикселях)”. Этой настройкой можно задать минимальную ширину колонок в расписании. Изменяя параметры в блоке, вы измените ширину столбца в расписании. После выбора параметра для ширины, нажмите на кнопку Сохранить в конце страницы.

О том, что клиент записался в салон online, информирует иконка в верхней части окна системы (Так же об этом сигнализируют всплывающие подсказки в левой нижней части экрана) Цифра на иконке обозначает количество непрочитанных уведомлений о новых онлайн-записях.  Нажмите на данную иконку для просмотра оформленных записей.

Клик в уведомлении по дате онлайн записи сразу же открывает окно визита:

При онлайн-записи система проверяет, существует ли клиент в справочнике «Клиенты». Если клиент есть в справочнике, запись оформляется на него. Если клиент в справочнике отсутствует - создается карточка нового клиента.

В расписании у онлайн-записи отображается соответствующая иконка рядом с именем клиента:

К онлайн-записи применимы те же принципы и приемы работы, что и к другим предварительным записям в календаре. Например, можно подтвердить запись или удалить ее из расписания.

Обратите внимание, что клиент может только записаться online, но не имеет возможности редактировать свою запись. Чтобы изменить время посещения или отменить заявку, ему необходимо позвонить в салон.

Календарь представляет собой таблицу, столбцы которой соответствуют работающим в выбранный день сотрудникам, а строки – периодам времени. Период времени по умолчанию равен 20 минутам, его можно изменить в настройках салона. В заголовках столбцов таблицы указаны фамилия, имя, отчество, должность и фотография сотрудника. Изменить эту информацию можно в профиле (карточке) сотрудника. На рабочем поле календаря расположены блоки предварительных записей:

Пространство календаря, не занятое блоками предварительных записей, может быть окрашено в один из двух цветов:

1. Белый цвет – время, доступное для записи
2. Пустые поля с надписью перерыв  – время, недоступное для записи (например, в случае если сотрудник работает только часть дня или обеденный перерыв)

При наведении курсора на пустое поле появляется подсказка «Новая запись» со временем визита:

Для создания новой предварительной записи кликните мышкой на доступную для записи ячейку, соответствующую нужному мастеру и времени. При этом откроется форма нового документа «Новый Визит»:

Этим документом оформляются все предварительные записи и последующие визиты клиентов. 

Предварительная запись может быть оформлена на одну услугу (например «Стрижка мужская»), на несколько (например – «Стрижка женская», «Запаивание секущихся кончиков»), а так же на услугу и продажу товара одновременно. При наведении курсора на блок предварительной записи он увеличивается и информация в нем отобразится:

Для удаления блока записи из календаря нужно нажать на изображение корзины в его правом нижнем углу:

При клике мышкой на сам раскрывшийся блок, появится всплывающее окно, в котором можно отредактировать визит:

Если необходимо поменять время предварительной записи или мастера, в рамках одного рабочего дня, достаточно перетащить блок предварительной записи на нужное время или к другому сотруднику. Для перетаскивания блока нужно навести на него курсор мышки в область над именем клиента:

При этом курсор мышки изменит свой вид c простого указателя на «курсор с 4 стрелками». Теперь, если зажать левую клавишу мышки блок можно перетаскивать:

В момент переноса, на старом месте перетаскиваемого блока предварительной записи остается его полупрозрачный образ, а в столбце, куда блок переносится, появляется подсказка в виде уголка с индикатором времени, с автоматически изменяющимся шагом в 5 минут.

После переноса блока предварительной записи внизу страницы браузера на 5 секунд всплывает подтверждение об успешном переносе визита, в течение которых, при желании, перенос можно быстро отменить, кликнув мышкой на слово «ОТМЕНИТЬ»:

Каждому блоку предварительной записи может соответствовать один из трех статусов:

1.  Предварительная запись не подтверждена - блок желтого цвета,
2.  Предварительная запись подтверждена - блок голубого цвета,
3.  На основании предварительной записи оформлен (оплачен) визит клиента - блок зеленого цвета.

Если требуется продать клиенту товар, либо сертификат, без оказания какой-либо услуги,  то можно использовать быструю клавишу в правом верхнем углу:

В этом случае форма документа сразу же будет открыта в режиме продажи товаров, а не услуг:

Внимание: Простая продажа товара (сертификата), без оказания услуги, не отображается в календаре предварительной записи.

Более подробная информация о продаже товаров и услуг в статье «Оформление предварительной записи и визита клиента в салон красоты»

Календарь предварительной записи можно переключить в режим отображения недельного расписания для любого сотрудника. Для этого необходимо зайти в меню сотрудника и выбрать пункт меню «Расписание на неделю»:

Откроется страница с графиком работы сотрудника за неделю:

В этом режиме:

1. Календарь отображает график работы только одного сотрудника
2. Дата вверху мини-календаря теперь показывает недельный график, отображаемый в данный момент на экране
3. На мини-календаре выбор даты осуществляется не по дням, а по неделям.

Для возврата в прежний вид необходимо кликнуть на опцию «Все сотрудники».

В день с текущей датой на календаре предварительной записи всегда присутствует поминутный таймер, в виде красной линии, которая двигается вдоль шкалы времени в течении рабочего дня:

Кнопка печати расписания находится в левой части расписания над шкалой времени:

При изменении цветовой схемы в настройках салона все элементы сетки расписания остаются прежними. Цвет фона и элементов меняется только у меню и области мини-календаря. Существует две готовые цветовые схемы по умолчанию, синяя и светлая. При переключении на светлую схему, вид календаря предварительной записи приобретает следующий вид:

Блоки информации по кассе и выручке, звонкам, визитам и администраторам:

В зависимости от настроек отображения, информационные блоки, выводящие данные по дежурным администраторам, визитам, звонкам и кассам, располагаются либо в заголовке журнала предварительной записи:

Либо в нижней части экрана, под мини-календарем:

В зависимости от определённых условий часть информации может не выводится. Например, если журнал предварительной записи клиентов находится в режиме отображения недельного расписания, данный вообще блок не отображается.

В обычном режиме информация по кассам и визитам отображается всегда:

Информационный блок с администраторами отображается только в том случае, если в салоне в работает более одного сотрудника с должностью администратор:

Для переключения между администраторами нужно кликнуть мышкой на круглую иконку:

При нажатии на имя администратора открывается его профиль.

Блок визитов отображает краткую информацию обо всех визитах за рабочий день:

Блок визитов представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно обработанных (оплаченных) визитов за рабочий день, последняя – количество всех визитов за день. Цвет индикатора прогресса меняется в зависимости от процента выполнения: от 0 до 49 процентов -  красный, от 49 до 90 - желтый, от 90 до 100 - зеленый.

Например, так может выглядеть блок визитов, когда часть клиентов не пришла:

По клику на область блока визитов, в новой вкладке браузера будет открыта страница визитов, отфильтрованная по параметрам, соответствующим выводимым цифрам:

Блок звонков (Отображается при наличии минимум одного звонка) показывает краткую информацию обо всех звонках, назначенных за рабочий день:

Блок представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно отработанных звонков за рабочий день, а последняя – количество всех запланированных звонков за день. Цвет индикатора прогресса изменяется по аналогии с блоком визитов. По клику на область блока, в новой вкладке браузера будет открыта страница журнала контактов с клиентами, отфильтрованными по дате и по списку звонков, которые необходимо совершить за сегодняшний день.

Блок кассы выводит информацию по всем кассам и счетам:

Если присутствует больше одной кассы/счета , то переключение между ними происходит при клике мышкой по «стрелке слайдера»:

Например, при наличии дополнительного расчетного счета с нулевым балансом, и переключении блок кассы примет следующий вид:

При клике на любую область блока кассы, справа от него появится всплывающее окно. В нем отображается краткая информация обо всех кассах и счетах за тот день, который в данный момент выбран в расписании:

Закрывается это окошко по клику в любую область виджета кассы.

Если во всплывающем окне нажать на клавишу «Перейти к отчету», в новой вкладке браузера будет открыта страница «Движение средств в кассе», с полной информации по всем движениям средств на кассах/счетах за выбранный день:

1. Перейти в карточку сотрудника (Пункт меню "Сотрудники" - справочник "Сотрудники").

2. Открыть карточку нужного сотрудника.

3. На вкладке "Общая информация" снять "галочку" "Показывать сотрудника  в расписании":

Система Арника на странице расписания имеет встроенный фильтр по должностям сотрудников.

Как включить фильтр?

Чтобы был доступен, его требуется включить, для этого следуйте инструкции:

1. На странице системы нажмите на кнопку “Настройки”
2. В появившемся меню выберите раздел “Настройки салона”
3. На страниц настроек найдите пункт “фильтр по сотрудникам в расписании” и выберете опцию показывать

После выполнения действий в расписании появится фильтр с помощью которого вы сможете просматривать сотрудников по определенной должности.

Как пользоваться фильтром?

Для использования фильтра, перейдите на страницу расписания. В левой части страницы, в панели календаря появится кнопка выбора специалистов, она выглядит следующим образом:

При свернутом календаре фильтр находится в верхней части экрана:

Изначально в расписании показываются все специалисты. Для просмотра сотрудников по определенной должности, нажмите на данную кнопку. После, вам будет предоставлен список специальностей, он имеет следующий вид:

Выберите интересующую должность и на странице расписания останется только самое необходимое.

Если сотрудники отсутствуют в данный день недели и в выбранной должности, то вы увидите сообщение об этом.

Для легкой навигации на странице расписания услугам можно присвоить уникальные цвета.
Ниже можно увидеть пример маркировки услуг цветами

Для цветовой маркировки услуг раскройте раздел “Продажи”, он находится в главном меню приложения, в левой части экрана. В списке, нажмите на кнопку “Услуги”.

Вы переместитесь на страницу “Справочники: «Услуги»”.

 На данной странице найдите интересующую Вас услуг, нажмите на название или кнопку “Изменить”(справа от списка).

Карточка услуги

Для изменения цвета переместитесь в нижнюю часть карточки.   В пункте “Цвет в расписании” выберите понравившийся оттенок. Для сохранения и выхода из карточки услуги, нажмите на кнопку “Сохранить и закрыть”

Результат

После выполнения действий, на странице расписания, выбранная услуга будет выделена цветом.

Для того, чтобы вызвать лист ожидания необходимо нажать на иконку в расписании. 

В листе ожидания выводятся пожелания по записи клиентов на сегодняшний день. 

Колонка лист ожидания соответствует открытому дню в расписании. Чтобы увидеть желаемые записи на следующий день, необходимо переключить расписание на этот день. 

Чтобы добавить запись в лист ожидания необходимо нажать кнопку “Добавить”. 

Откроется окно для создания записи: 

Обязательными полями являются:

• ФИО

• Телефон

• Дата, в которую клиент хочет посетить салон 

Дату можно указать конкретную и именно на этот день в лист ожидания добавится запись. Либо задать интервал дат. Если задан интервал, то в каждый день интервала будет показываться запись с указанием даты до какого числа клиент ждет визита.

Дополнительные поля: 

• Время

• Мастер - можно указать только одного мастера

• Услуга - в открывающемся по клику на папку окне можно выбрать несколько услуг. 

Добавленные записи формируют список на день: 

В списке выводится ФИО клиента, телефон, список услуг, комментарий к записи, желаемое время. 

Действия со списком: 

• По клику на запись ее можно отредактировать. 

• После нажатия на иконку удаления запись удаляется. 

• При наведении на запись появляется кнопка “Записать”, по клику на нее происходит переход к созданию визита. Все уже заполненные элементы переносятся визит, если ранее не был заполнен мастер его необходимо проставить, заполните время визита. 

После создания визита запись пропадает из листа ожидания. Записи из листа ожидания, из которых не создали визит хранятся в расписании за прошедшие 2 недели. 

Также их можно увидеть в карточке клиента, в Истории визитов если желаемая дата записи истекла или в Планируемых визитах если запись в будущем.