Новости

Главная / Новости / Секреты мастерства / Автоматизация малого бизнеса: дело рук утопающего

Автоматизация малого бизнеса: дело рук утопающего

Дата: 18 января 2016
Количество просмотров: 6675
Рейтинг:-----

Автоматизация предприятия – необходимое условие для полноценного развития бизнеса. Обработать и контролировать документооборот вручную при современном ритме жизни просто невозможно. Именно благодаря автоматизации владелец бизнеса может получать полную информацию о состоянии дел в режиме реального времени, находясь в любой точке мира и имея доступ в интернет. Но малый бизнес редко обладает нужными ресурсами для внедрения\приобретения систем автоматизации, которые бы и обеспечили ему эту манящую свободу. И эта проблема – одна из многих других, которые возникают в процессе автоматизации предприятия.

Суть вопроса

Существует множество различных программ, автоматизирующих управление бизнес-процессами, каждая из которых может решать одну или несколько задач: ведение клиентской базы и истории посещений, учет товара (или расходных материалов), начисление зарплаты, управление лояльностью клиентов и т.д. Все они разделены по сферам деятельности: ПО для предприятий индустрии красоты, для ресторанов, предприятий ЖКХ (ТСЖ, управляющие компании), спотовой торговли, гостиничного бизнеса и проч.

Эти программы не так уж кардинально отличаются друг от друга. «С точки зрения разработчика АСУ, все сферы малого и среднего бизнеса работают в принципе по одной схеме», - говорит Рустем Искаков, гендиректор челябинской компании «Малахит», которая занимается разработкой информационных систем для всех видов бизнеса. «Есть очень важные, но все-таки нюансы, а ядро программы – управление процессом - фактически одно». Поэтому и проблемы, которые возникают в процессе автоматизации, – одни и те же.

 

Небольшой бюджет

Оборотный капитал невелик, кредиты под программы АСУ брать не хочется,  плюс – непонятно, как рассчитать окупаемость. 

Цена коробочных сервисов – тех АСУ, которые продаются в виде отдельного ПО и устанавливается на компьютер заказчика, – может быть, и не так велика, но нужно прибавить стоимость компьютеров, прокладки сетей, стоимость обучения персонала (как правило, без этого не обойтись) и договор на техобслуживание. То есть умножаем начальную цифру на 3.

Есть, конечно, вариант «минимум» – программа Microsoft Excel. Минимум затрат, доступно, легко и позволяет  решить часть задач. Но все-таки, давайте признаемся, это не система автоматизации, а просто записная книжка. Она не поможет вам выделить ту часть клиентов, которые пришли повторно или тех, кто перестал ходить.

Одно из решений, которое тут можно предложить, – найти программу, которая  предполагает не комплексное внедрение, а автоматизацию отдельных направлений. Такова программа Giftoman – система управления лояльностью, или программа для салонов красоты «Арника», сюда же включим  программы челябинской компании «Малахит».

35535-O04F4H2

Кроме того, некоторые программы предлагают услугу автоматизации за определенную арендную (абонентскую) плату. «Это очень выгодно для малого бизнеса», – говорит гендиректор компании «Малахит» Рустем Искаков, – нет накладных расходов на ПО, на обучение,  не нужен сервер, локальные сети. Ты пользуешься  программным обеспечением как интернетом, за арендную плату. При этом получаешь нормальную техподдержку и в любой момент можешь договор расторгнуть. В 2012 году мы разработали собственную систему автоматизации на основе технологий SAAS специально для малого и среднего бизнеса. Сейчас у нас есть четыре специальных программы для предприятий в сферах: ЖКХ, гостиничный бизнес, электросетевые компании, спотовая торговля. Мне кажется, что для малого и среднего бизнеса программы на основе SAAS-технологий  – это единственно верное решение. А в будущем – и для крупного».

Такие системы хороши тем, что владельцу бизнеса не нужно вкладываться в покупку оборудования и ПО. Он их просто арендует: в частности, компания Giftoman дает в аренду планшет с ПО. Клиент выбирает нужный ему тариф абонентской платы (включает само оборудование, ПО, техподдержку, промо-материалы, определенное количество карт, оповещений, опросов) и работает.

Если вы все-таки решились на коробочный сервис, имейте  в виду, что грамотно установленное АСУ окупится в среднем через два года (показывает опыт многих компаний).

 

***

ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ ЛЮБОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ – В РЕШЕНИИ КОНКРЕТНЫХ ПРОБЛЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ БИЗНЕСА

***

Мало выделенного времени у руководителя, чтобы внедрять АСУ

Руководителю в малом бизнесе часто приходится совмещать несколько функций. Соответственно, времени на то, чтобы вникать в принципы внедрения АСУ и обучения персонала, нет. Часто на обучении экономят не столько из-за нехватки времени, сколько из экономии бюджета.

Здесь нужно понять простую вещь: внедрение АСУ без обучения людей в этой системе работать – это деньги на ветер. «Когда клиент покупает программу «1С: Салон красоты», мы предоставляем 2 часа бесплатного обучения», – говорит Дмитрий Власов, менеджер по работе с клиентами компании «Технолинк», дилера 1С в Екатеринбурге. «Но если у человека раньше не было опыта работы в 1С, то двух часов будет мало. Придется брать дополнительные часы и немного доплачивать».

Многие разработчики АСУ и дилеры – не только «1С» – признаются, что без обучения персонала их система автоматизации не даст желаемого эффекта. «Для владельцев кафе и ресторанов  я всегда советую в первую очередь программу iiko», –  говорит директор Новосибирского Центра автоматизации малого бизнеса Дмитрий Бычков.  «Это хорошая программа, она дает собственнику полную картину дел на его предприятии. Он в ней может вести управленческий учет так, что видит все свои затраты и в какой доле они влияют на стоимость продукции, на прибыль  компании. Но эффективность применения программы iiko кардинально зависит от того,  потратился ли собственник на обучение  персонала. Если всех обучили: руководителя, технологов, официантов, то хорошо отлаженная программа не дает сбоев. А если сэкономили на обучении официантов, начинаются проблемы: официанты не знают нюансов, как заказ отслеживать, как его закрывать – создают проблемы для поваров, те эти проблемы перевешивают еще на кого-то – и возникает негатив. Эффекта нет от внедрения программы».

Решение здесь можно предложить только одно – выделить время. И на начальном этапе поискать более простую для пользователей программу, требующую минимум времени. В дальнейшем переход к более сложной будет проходить легче.

Сергей Бобин, руководитель интернет-сервиса «Арника»: «Цель внедрения любой информационной системы заключается в решении конкретных проблем руководителя бизнеса.

Проблемы могут быть разные – кто-то хочет видеть подробную статистику о клиенте, чтобы лучше его обслужить; кто-то – навести порядок в учете товаров и материалов, чтобы снизить себестоимость оказываемых услуг; есть и другие бизнес-задачи, которые можно решить внедрением АСУ. Но чтобы это сделать, руководитель будет вынужден потратить какое-то количество собственного времени».

Не выстроены или часто меняющиеся бизнес-процессы 

Автоматизация отвечает за выполнение повторяющихся задач, для решения которых нужны стабильные данные/показатели, которые заносятся в программу. Но если, скажем, администратор записал к мастеру клиента и не внес эту запись в программу, а потом ошибочно вписал на это время другого человека – налицо сбой в бизнес-процессе, а система автоматизации тут ни при чем. 

Сбой может произойти в ситуации, когда салон расширяется: увеличилось количество бизнес-процессов, найти ответственного за решение той или иной задачи становится сложно. Происходит «разрыв», и пока его не устраним,– отдачи от системы автоматизации не будет.

Оптимизация  бизнес-процессов позволит получить максимальный эффекта от внедрения АСУ.

Отсутствие опыта внедрения программных продуктов у руководителя и сотрудников

И как следствие – ошибки в выборе программы, ее функционала, сопротивление или даже саботаж сотрудников (многие боятся, что автоматизация повлечет за собой сокращение рабочих мест). Часто руководитель даже не совсем понимает, зачем ему нужна автоматизация  – не может выявить, какие направления нужно автоматизировать. А внедрив АСУ в тех областях, в которых этого можно не делать, он по-прежнему сталкивается с невозможностью оптимизации работы.

Сергей Бобин: «Мне кажется, подход к автоматизации должен быть иным, более осознанным. Необходимость внедрения АСУ должна назреть. И отсутствие опыта внедрения программных продуктов у руководителя бизнеса не является проблемой. Его задача –  сформулировать бизнес-проблему, которую он хочет решить, внедрив информационную систему. А задача профессиональных ИТ-специалистов – оценить, сможет ли продукт, который они предлагают, эффективно решить эту проблему, и если «да», то, во-первых, помочь бизнесу начать пользоваться информационной системой, а, во-вторых, – после ее внедрения убедиться, что исходная проблема успешно решена».

Частая смена сотрудников и допуск к работе в системе без подготовки 

Проблема текучести кадров – это больной вопрос для индустрии красоты. Не все директора салонов хотят вникать в программу – этим занимается, например, администратор, а потом он уходит – и … приходится все начинать с нуля.

Как правило, при внедрении коробочных сервисов количество человек, которых можно обучить, строго ограничено или платить нужно за каждого, поэтому иногда собственник пытается сэкономить, и это потом негативно сказывается на работе.

Сергей Бобин: «Мы не ограничиваем количество сотрудников, которых можно обучить. Появился новый человек – он позвонил, мы его в течение часа обучили, и все, он готов работать. Наш опыт показывает, что даже людям, которые с компьютером не на «ты», хватает от одного до трех часов обучения, чтобы начать работать.  Потом в течение недели или двух от них поступают звонки, а дальше они работают самостоятельно и никаких особенных проблем не возникает».

Решение: обучать сразу нескольких сотрудников (руководителю обучаться обязательно!), если один уволится, будет, кому передавать опыт. Ну, и с персоналом надо работать: объяснять, мотивировать, вовлекать, выстраивать программы адаптации и мотивации, чтобы свести движение персонала к минимуму. Без этого никакие новшества работать не будут.

 

***

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОТВЕЧАЕТ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ЗАДАЧ, ДЛЯ РЕШЕНИЯ КОТОРЫХ НУЖНЫ СТАБИЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, КОТОРЫЕ ЗАНОСЯТСЯ В ПРОГРАММУ

***

 

При отсутствии договора техподдержки  система со временем начнет сбоить

Проблема, по мнению разработчиков, скорее, мифическая. Нормальная информационная система не должна «зависать» или ломаться даже при отсутствии обновлений и допуску к ней неподготовленных пользователей.  Она может выдавать некорректный результат – да, если неумелый пользователь вводит некорректные данные. Чтобы этого не происходило, сотрудников нужно обучать. Практически все АСУ имеют срок бесплатного технического обслуживания – у кого-то он длится 3 месяца, у кого-то – 1 год. Но, так или иначе, наступает момент, когда клиент отправляется в свободное плавание. Как быть: заключать или не заключать договор ИТС?

Сергей Бобин:  «Опыт нашего общения с салонами красоты показывает, что можно работать и без договора техподдержки. Если система стабильно работает, сотрудники обучены работе в ней и способны обучить своих коллег, а функционал системы полностью устраивает руководителя – затраты на постоянную техподдержку могут быть излишними. Другой вопрос в том, что каждый производитель программного продукта может немного по-разному  смотреть на то, какой должна быть качественная тех. поддержка пользователей. В нашей компании мы считаем, что информационная система должна быть такой, чтобы у пользователя не возникало ежедневных вопросов о том, как ею пользоваться. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, система должна сопровождаться качественной документацией. Наши специалисты техподдержки в большей степени являются консультантами по ведению учета, а не людьми, которые отвечают на вопрос: «как работает эта кнопка» (хотя и это, конечно, тоже). Мы помогаем пользователям разобраться, почему на складе возникли отрицательные  остатки, почему не сходится остаток в кассе или советуем, как наилучшим образом сделать SMS-рассылку, чтобы она привлекла максимальное количество клиентов. По нашему мнению, такой подход к организации техподдержки способен принести гораздо большую пользу нашим клиентам».

У некоторых программ, таких как Арника и Giftoman, в абонентскую плату включена не только техподдержка, но и консультации персонального менеджера, маркетолога. Решение: не экономить на обучении сотрудников и\ или использовать программы, в абонентскую плату которых уже включена техподдержка (регулярные обновления, консультации и проч.)

Резюмируя вышеизложенное, хочется еще раз вернуться к словам Сергея Бобина о том, что подход к автоматизации должен быть не абстрактным, а осознанным: есть конкретные задачи, которые можно решить с помощью АСУ, значит, будем искать пути их решения, ту программу, которая решит конкретную проблему. Нельзя забывать о том, что любая информационная система, в первую очередь, должна помогать владельцу бизнеса больше зарабатывать, то есть приносить прибыль. А иначе зачем она вообще нужна?

 

В проблемах малого бизнеса разбиралась Ксения Попова

 

_______


 

Прочитали? Внесите свой вклад в развитие красивого бизнеса!
Вступайте в наши группы Вконтакте и Facebook!
Регистрируйтесь в "Арнике"

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.